Im Zeitalter des Open Space und der Reduzierung geschlossener Büros gehen immer mehr Unternehmen noch einen Schritt weiter und schaffen fest zugewiesene Arbeitsplätze ab. Entdecken Sie alle Vorteile des Desk-Sharings!
Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, täglich auszuwählen, wo sie je nach den anstehenden Aufgaben und Projekten arbeiten möchten – das ist einer der Haupttrends in der Arbeitswelt. Tatsächlich wird beim Desk-Sharing die individuelle Arbeitsfläche zugunsten der gemeinsam genutzten Flächen reduziert. Für Desk-Sharing-Puristen gehen wir sogar so weit, weniger Büros einzurichten als Mitarbeiter. Es verschwinden nicht nur die fest zugewiesenen Bereiche, sondern die sämtliche Räume werden neu durchdacht. Der eingesparte Raum wird dazu genutzt, um die gemeinsam genutzten Bereiche zu vergrössern und somit einerseits Orte für die Zusammenarbeit und den informellen Austausch zu schaffen, andererseits aber auch ruhige Orte der Entspannung und des Rückzugs, um zum Beispiel Telefonate zu führen.
Ein Trend, der einem echten Bedürfnis entspricht
Desk-Sharing ist ein Trend, der sich immer mehr ausbreitet, da die Mobilität der Mitarbeiter von Jahr zu Jahr zunimmt: Telearbeit, Meetings, Telefonkonferenzen, Projektarbeit, Kundentermine … Die Mitarbeiter sind immer seltener im Büro.
Eine Studie zeigt, dass 30% bis 40% der zugewiesenen Arbeitsplätze wenig oder gar nicht genutzt werden. Angesichts der sehr hohen Kosten pro m2 Bürofläche wollen Unternehmen die Nutzung ihrer Flächen nach Möglichkeit rationalisieren.
Diese Tendenz wird auch durch die Digitalisierung von Dokumenten gestärkt, denn der Platzbedarf für das eigene Geschäft wird von Tag zu Tag kleiner. Schluss mit den Aktenstapeln auf den Schreibtischen. Platz für aufgeräumte und von allem Unnötigen befreite Räume.
Die grösste Herausforderung bei der Umsetzung von Desk-Sharing-Konzepten besteht darin, die Anzahl der zu bewahrenden Arbeitsplätze richtig zu bemessen, denn dies hängt vom jeweiligen Unternehmen, von den Geschäftsbereichen und den verschiedenen Teams ab. Eine detaillierte Analyse der Arbeitsgewohnheiten aller Beteiligten ist daher unerlässlich. Jedes Konzept ist einzigartig und entspricht den individuellen Bedürfnissen jedes Einzelnen. In der Regel besteht der erste Schritt darin, zunächst die persönlichen Räume zu reduzieren und gleichzeitig die gemeinsam genutzten Bereiche zu vergrössern, ohne jedoch unbedingt Arbeitsplätze abzuschaffen. So müssen beispielsweise auch die Computersysteme angepasst werden, um die volle Mobilität der Angestellten zu ermöglichen.
Hier einige Tipps für ein gutes Desk-Sharing-Konzept:
- Nicht zugeordnete, mit elektrischen Anschlüssen ausgestattete Sitz-/Steharbeitsplätze
- Persönliche Schliessfächer für jeden Mitarbeiter am Eingang der Freifläche für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände zu Beginn oder am Ende des Tages
- Konferenzräume unterschiedlicher Grösse
- Lounge- und Diskussionsbereiche
- Hohe Tische für informelle Diskussionen und Projekte
- Telefonkabinen für vertrauliche Gespräche, ohne die Kollegen zu stören
- Optimierung der Akustik: Informelle Gespräche sind gut, aber sie sollten nicht zu Lasten derjenigen gehen, die sich konzentrieren müssen
